Neue Geschäftskontakte für Ihre internationalen Projekte oder im weltweiten Handel sind schnell über das Internet geknüpft. Nach ersten E-Mails mit Informationen und Vertragsbedingungen tauschen seriöse Geschäftspartner wichtige Details schon bald direkt aus – via Skype, Zoom oder am Telefon.

Ein schneller persönlicher Kontakt ist wichtig für das Vertrauen, kann aber auf Kosten der Klarheit gehen. Hier hilft eine kurze E-Mail im Anschluss, wenn diese 4 Punkte drinstehen und die Form für beide Partner stimmt.

Die Situation

Kennen Sie das? Endlich haben Sie einen neuen Geschäftspartner gefunden, der Ihre Kompetenzen im internationalen Handel gut ergänzt. Nach langer Suche ist auch der Investor da; die Projektfinanzierung scheint gesichert. Oder ein lukrativer Großkunde zeigt sich, der Aufträge für ein Jahr sichern könnte.

Die Freude ist groß – und der erste Kontakt positiv verlaufen. Broschüren, Angebote und Vorschläge liegen schon in Ihrem E-Mail-Postfach. Das erste Telefonat, Skype- oder Zoomgespräch steht an. Es geht jetzt um die Details: Wie sind die Konditionen? Stimmt die Chemie? Wann kann es losgehen?

Dieser erste direkte Kontakt bringt also geschäftliche und persönliche Details für das künftige Geschäft hervor, die bisher noch nicht auf dem Tisch lagen. So werden Ziele und Absichten offengelegt, Bedingungen ausgetauscht und Vorstellungen abgeklopft. Im menschlichen Kontakt erzählen und fragen wir oft mehr; Fachliches aber auch sehr Persönliches. Für das gegenseitige Vertrauen und die künftige Geschäftsbeziehung ist Beides wichtig.

Das Problem

Persönliche Gespräche werden oft nicht dokumentiert. Das macht ein Follow Up schwierig. Besonders bei neuen Kontakten kommen dann Fragen: Habe ich meinen Geschäftspartner richtig verstanden? Habe ich mich klar genug ausgedrückt? Was ist wirklich beim Anderen angekommen?

Das kann zu Unklarheiten, Verwirrung oder gar zu Missverständnissen führen. Nicht aus böser Absicht, sondern aus unterschiedlichem Verständnis heraus. Wir Menschen hören nur das, was wir hören wollen und hören können.

Im Gespräch selbst wird oft nicht noch einmal nachgefragt, weil wir uns keine Blöße geben oder schlicht nicht unhöflich erscheinen wollen. Technisch ist natürlich auch eine Aufzeichnung, also ein Mitschnitt des Gesprächs möglich. Dafür muss Ihr Gesprächspartner aber vorher zustimmen. Oft trauen wir uns nicht, danach zu fragen. Vor allem nicht beim ersten persönlichen Kontakt.

Die Lösung

Eine kurze E-Mail direkt nach dem Telefonat, Skype- oder Zoomgespräch ist die Lösung. Damit widerholen wir kurz und prägnant, was wir verstanden haben und was aus unserer Sicht vereinbart wurde. Das muss kein 100%iges Gesprächsprotokoll sein. Es ist ja nur eine (wichtige!) Geste, die für Klarheit bei Beiden sorgt.

Diese Punkte sollten in der E-Mail vorkommen:

  1. Kurzer Dank für das Gespräch. Das ist selbstverständlich, wir aber auch schon mal vergessen. (Beispiel: „Vielen Dank für das gute Gespräch eben am Telefon / via Skype / Zoom. Über unseren ersten persönlichen Austausch habe ich mich gefreut.“)
  2. Kurze Erklärung, warum diese E-Mail wichtig ist. Damit Ihr Geschäftspartner sich nicht fragt, warum Sie das Gespräch von gerade eben noch einmal wiederholen. (Beispiel: „Transparenz, Klarheit und ein gemeinsames Verständnis sind mir persönlich sehr wichtig. Ich möchte deshalb kurz bestätigen, was ich verstanden habe und was wir aus meiner Sicht gemeinsam vereinbart haben.“)
  3. Zusammenfassung, was sie verstanden haben. Wichtig: Schreiben Sie in der ICH-Form. Wiederholen Sie nicht einfach, was Ihr Gesprächspartner gesagt hat. Das mag zwar Beides identisch sein, muss es aber nicht – und kann dann leicht zu Missverständnissen führen. (Beispiel: „Bei mir ist angekommen, … Ich habe verstanden, dass …, Für mich ist jetzt klar, … Aus meiner Sicht haben wir … vereinbart.“)
  4. Einladung an Ihren Gesprächspartner, etwas zu ergänzen oder das Geschriebene kurz zu bestätigen. (Beispiel: „Das ist es, was ich verstanden habe. Habe ich noch etwas Wichtiges vergessen?“)

Warum diese E-Mail so wichtig ist

Klarheit von Anfang an hilft ihnen Beiden zu erkennen, ob sie wirklich gemeinsam in dieselbe Richtung laufen; ob Sie dieselbe Landkarte haben. Sie sorgen so schnell für ein gemeinsames Verständnis. Die kurze E-Mail kann Sie auch vor Überraschungen oder gar Missverständnissen schützen. Außerdem sehen Sie immer genau, wie sich die Geschäftsbeziehung weiterentwickelt.

Und falls es doch einmal zu einer Meinungsverschiedenheit oder einem Rechtsstreit kommen sollte, sind Sie gut vorbereitet. In einer Mediation (ADR, Außergerichtlichen Streitbeilegung) oder vor Gericht können Ihre E-Mails hilfreich sein, um den wahren Willen der Beteiligten zu ermitteln und Verträge besser auszulegen. „Wer schreibt, der bleibt.“ Das lernen die Rechtsanwälte bereits zu Beginn ihres Studiums.

Wie dokumentieren Sie ihre virtuellen Kontakte? Haben Sie Ergänzungen oder wollen Sie Ihre Erfahrungen teilen? Schreiben Sie es unten in die Kommentare. Wenn Ihnen der Beitrag gefallen hat, dann freue ich mich über ein „Like“, wenn Sie den Beitrag teilen oder ihn an einen Geschäftsfreund weiterleiten, der davon profitiert.

Zusammenfassung im Video (auf Englisch)